2015.08.31

辦公室不再被文件堆積,公司應考量的空間和人力資源

雖然現在進入了電子化文件時代,但是所有電子文件的源頭還是紙本文件,在事後查證和資料比對時,還是需要這些文件的回溯,更不用說客戶的交易紀錄和通話記事....等,這些不能丟掉的重要文件,但是這些文件隨著營業時間一長,存放的量也會越積越多,慢慢的侵蝕佔據我們的辦公空間,某家知名企業的老闆曾說過辦公空間的自由度會影響員工工作的認真程度,越是狹窄的工作空間越會削弱員工在職場的戰鬥能力
空間窄~辦公感覺壓力大

 

故文件管理對企業的影響力越來越大,甚至有公司專門開授相關課程強制員工學習,最後還獨自成立相關部門,現在也有許多迷你倉和文件管理公司專門為了企業提出這項服務,來幫公司減低這項成本的支出,畢竟為了文件管理有可能要支出許多資源,

以下列出幾個文件管理需要支出的資源

 

一.首先最重要的就是找人!!---人力資源

一切的基礎就是找人,人是企業的根本,找人很難但是要找到真人材更難,管理這部門的人必須要具一定的管理和規劃能力,同時也需要擁有可以建檔管理文件的能力,如此一來,其尋找成本和面試所花費的費用也相當可觀

 

二.人找到了那文件要放哪裡----空間資源

紙本文件雖說重要,但是一旦累積起來,那個體積將會佔去到許多空間,空間一旦被壓縮就會造成許多連鎖效應,因此,公司為了舒緩這個影響,會多設一個空間來專門存放文件,就是俗稱的檔案室,但是多設空間也就代表必須要多負擔租金和管理的費用,這些費用加上電費都將會是一大負擔。

 

三.空間找到了那我要怎保存和管理文件呢?--環境控制

有了空間和管理的人才,現在還需要可以好好管理文件的環境,所以需要一個24小時溫濕度控制的空調系統

從上面的講述你會發現其實企業存放文件所考慮的不外乎兩項原則,空間和人力

空間的成本又分兩項,租用空間的費用還有維持環境的費用,在台北租用一個小房間,月租大概是七千元左右,加上你開空調和濕度控制的費用少說也要兩三千吧,這樣等於一個月要付至少一萬元以上的費用,更別說還要付電費和設備維持費用等等。

至於人力資源部分還要包含文件整理和建檔管理能力.....等的能力培養,畢竟設立這種檔案室型的管理機制,是為了要讓公司可以更有效率去進行檔案的存放和搜尋,令這裡更有系統化的陳列才對,其中包含對專門人才的培訓還有人力的搬運這些費用,更別說一年還必須大整理比對一次的耗費。

 

這樣分析下來你會發現公司文件的保存成本真的很高啊

在這我要推薦雲收納給企業去運用

我們從成本的多寡來比較看看雲收納和企業自己租用房間的花費多寡,以存放文件十箱為例:

 

使用雲收納

企業租用倉庫

使用迷你倉

雇用人員管理

免費

22K(入行起薪)

免費

空間租用

一箱七元/天(十箱2100元/月

一個月7000元

NT$1680/月

空調費用

免費

2000元/月(不算夏季費用)

免費

物流運送費

1000元(100X10)

油錢和搬運費用還有時間成本=2000元以上

油錢和搬運費用還有時間成本=2000元以上

存放輔助工具

塑膠箱免費

櫃子或紙箱購入至少550元

櫃子或紙箱購入至少550元

合計

3100元

33550元/月

4230元/月

由此可知使用雲收納的服務之後,公司在文件存放這塊將會少掉很多成本的花費,而且雲收納在文件出入倉的自由度也比很多迷你倉還要方便,至少你不用在辦公室和倉庫間兩頭跑,跑得滿頭大汗如果出錯還要再多跑一趟......等時間和成本的花費。

只要在網路一下指令,司機收到指示後就會將你的文件存放箱送到公司來,完全不用移動那沈重的雙腿,還可以在等待時間裡邊聯絡其他的業務,完全不會耗費你的時間和體力,對企業而言時間就是金錢,每一秒的浪費有可能會造成一個大客戶的離開

,再加上空間和人力的成本浪費,這不就是三倍損失嗎?

所以慎選一個可以幫助公司省下成本和發展未來的輔助才是作為一個決策者的專業,因此我推薦雲收納服務給各大公司使用,一來是空間的成本和人力的需求會大量減少,二來是可以省下許多時間給業務去聯絡更加重要的客戶,如此一來將會對公司帶來更大的利益,一項省去成本又能帶來利益的服務,早就超過損益平衡點的範疇了!

 



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